Город Кохтла-Ярве, как орган местного самоуправления, обрабатывает персональные данные в целях выполнения и реализации задач, возложенных на местное самоуправление и его органы законом и изданными на его основе правовыми актами. При обработке персональных данных мы руководствуемся Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета, Закон о защите персональных данных, другие законодательные акты о защите данных и инструкции Инспекции по защите данных.

Мы обрабатываем персональные данные только для выполнения наших задач и в пределах, разрешенных законом. Задачи местного органа власти, которые также могут включать в себя обработку персональных данных, в частности, следующие § 6 Закона об организации местного самоуправления и другие законодательные акты. При выполнении этих задач мы собираем персональные данные, включая конфиденциальную и частную информацию. Мы стремимся к тому, чтобы наши внутренние методы работы сводили к минимуму любое вмешательство в частную жизнь людей. Настоящие условия защиты данных содержат краткое описание нашей деятельности по обработке персональных данных.

В каких случаях мы обрабатываем ваши персональные данные?

1. вы отправляете нам запрос на разъяснение, письмо с официальным уведомлением или запрос на получение информации.

• Обработка персональных данных, как правило, осуществляется по вашей инициативе, когда вы направляете нам запрос на разъяснение, письмо с рекомендациями или запрос на информацию. В таких случаях мы используем ваши персональные данные для того, чтобы ответить вам.  
• Если нам потребуется сделать дополнительные запросы, чтобы ответить вам, мы раскроем ваши личные данные только в минимальном объеме, необходимом для этой цели.
• Если ответ на направленный нам запрос на разъяснение / письмо с официальным уведомлением / запрос информации относится к компетенции другого органа, мы направим его в этот орган и проинформируем вас о переадресации.
• По закону корреспонденция должна быть видна в публичном доступе в городском реестре документов, поэтому мы регистрируем корреспонденцию от частных лиц в этом реестре. Мы не раскрываем имя отправителя или получателя частного письма, и только инициалы имени частного отправителя или получателя видны в публичном просмотре реестра документов. Если вы пишете нам от имени юридического лица или организации, пожалуйста, используйте свои деловые контактные данные, а не личные. Такие контактные данные являются общедоступными в реестре документов.
• Если отправленное вами письмо содержит непубличную информацию, то при внесении в реестр оно будет считаться внутренним использованием. Ограничение доступа зависит от содержания документа, а основания для возможного ограничения доступа изложены в § 35 Закона об общественной информации.
• Переписка с частными лицами будет храниться в течение 5 лет, после чего все документы, превышающие этот срок, будут уничтожены.

2. вы подали нам жалобу/требование или стали объектом апелляции.

• Если вы подадите нам жалобу/требование или станете объектом апелляции, мы будем использовать ваши личные данные для разрешения жалобы/требования. Мы будем раскрывать личные данные заявителя другой стороне только в минимальном объеме, необходимом для решения вопроса.
• Если направленная нам жалоба/требование относится к компетенции другого органа, мы передадим ее в этот орган и проинформируем вас о передаче.
• Вручение процессуальных документов сторонам будет произведено:
  • по электронной почте (как правило, мы не шифруем электронные письма);
  • обычной или заказной почтой (почтовые риски несут поставщик почтовых услуг и получатель письма);
  • по факсу (в исключительных случаях по просьбе человека).
• Для целей рассмотрения дела и вручения документа мы будем использовать адресные данные, которые вы нам предоставили или которые имеются в гражданском или торговом реестре. Мы также будем использовать официальный адрес электронной почты этого лица (isikukood[a]eesti.ee, registrikood[a]eesti.ee).
• По закону база данных жалоб/заявлений отображается в открытом доступе в реестре документов, где мы не раскрываем данные о частных лицах. В открытом доступе можно увидеть только инициалы имени человека.
• Жалобы/заявления и соответствующая переписка хранятся в течение 5 лет. Документы, превышающие этот срок, будут уничтожены.

3. Вы являетесь участником судебного разбирательства по делу о мелком правонарушении.

• Если вы являетесь стороной в судебном разбирательстве, мы обрабатываем ваши персональные данные для целей судебного разбирательства. Ведение дел о правонарушениях подробно регулируется Процессуальным кодексом о правонарушениях и Уголовно-процессуальным кодексом.
• Мы сообщим сведения о лице, подавшем жалобу, другим сторонам разбирательства в той мере, в какой это предусмотрено процессуальным законодательством и необходимо для разрешения дела. В уголовном процессе анонимность свидетеля не гарантируется.
• Сторонами разбирательства являются лицо, в отношении которого ведется разбирательство, и его или ее адвокат. Стороны разбирательства могут получить доступ к материалам в порядке, предусмотренном процессуальными кодексами.
• Согласно Кодексу об административных правонарушениях, лицо, подающее жалобу/декларацию о правонарушении, не считается стороной в разбирательстве. Для того чтобы получить доступ к материалам, лицо, подавшее жалобу, должно подать запрос на получение информации с учетом ограничений на доступ.
• Мы подключены к информационной системе e-file, которую используем для целей производства по делам о правонарушениях, в том числе для обмена данными с другими органами (например, при передаче информации о приговорах в Регистр наказаний). В соответствии с базовым регламентом информационная система электронного досье является закрытой. Доступ к ней возможен только при входе в систему с помощью удостоверения личности. Доступ имеют только компетентные органы. Сторона процесса также может ознакомиться со своими процессуальными данными, подать и получить процессуальные документы.
• Вступившие в силу приговоры за мелкие правонарушения регистрируются в реестре судимостей. Вы можете бесплатно запросить всю информацию о себе, содержащуюся в реестре. Информация о судимости другого лица за мелкое правонарушение предоставляется запрашивающему лицу, если штраф составляет не менее 50 штрафных единиц или если правонарушение было совершено неоднократно. Если вы запрашиваете информацию о судимости другого человека, вам придется заплатить за электронный запрос и за бумажный документ. Некоторые персональные данные (адрес, национальность и т. д.) и сведения о судимости несовершеннолетних не выдаются. Подробные требования к доступу к судимостям изложены в главе 3 Закона о судимостях.
• Закон разрешает нам раскрывать информацию о фактах правонарушений только в исключительных случаях (§ 62 Кодекса судопроизводства по делам о правонарушениях). Мы намерены воспользоваться этим правом только в очень срочных случаях и без излишнего вмешательства в частную жизнь заинтересованных сторон. Помимо прочего, мы оставляем за собой право, если человек сам обнародует процессуальную информацию, при необходимости предоставить общественности объяснения по поводу своих действий. Мы не будем раскрывать информацию в большем объеме, чем человек раскрыл ранее.

4. Вы посещаете наши онлайн-рассылки, участвуете в опросе, регистрируетесь на мероприятие, подписываетесь на рассылку новостей или звоните на нашу горячую линию.

• Мы обрабатываем данные о посещениях наших сайтов только для составления неперсонализированной статистики посещений, чтобы использовать ее для развития наших сайтов и повышения их удобства для наших посетителей.
• Если вы принимаете участие в опросе, данные будут раскрыты для статистических целей только на анонимной основе. В случае опросов, в которых среди респондентов разыгрываются призы, мы обрабатываем ваши персональные данные для того, чтобы связаться с вами.
• Когда вы регистрируетесь на мероприятия, мы обрабатываем ваши персональные данные, чтобы составить список участников мероприятия и, при необходимости, связаться с вами.
• Когда вы звоните на нашу горячую линию, мы обрабатываем ваши персональные данные только в том объеме, который вы указали, с целью предоставления вам информации. Когда вы звоните на горячую линию, мы лишь кратко излагаем содержание вашего звонка в неперсонализированной форме. Мы не записываем телефонные разговоры.

5. Вы хотите работать у нас

• Когда вы подаете заявление о приеме на работу, мы обрабатываем предоставленные вами персональные данные, чтобы оценить, насколько вы подходите для этой работы.
• Мы будем собирать дополнительную информацию о вас из открытых источников, чтобы оценить вашу пригодность. Вы имеете право получить доступ к этой информации и представить свои комментарии и возражения.
• Мы будем считать, что вы дали свое согласие на то, чтобы мы отвечали на вопросы о вас референтам, указанным в ваших документах, и что вы согласились на то, чтобы мы связались с вами для получения информации.
• Мы храним документы, полученные в процессе найма, для следующих целей:
  • для урегулирования любых юридических споров, которые могут возникнуть в процессе найма - до истечения срока действия претензии (1 год);
  • предложить должность следующему по рейтингу кандидату (150 дней с момента предложения должности успешному кандидату);
  • с согласия кандидата, для подачи предложения на будущий конкурс.
• Данные кандидата - это информация ограниченного доступа, к которой третьи лица имеют доступ только в случаях, предусмотренных законом.

Когда мы передаем ваши личные данные? 

• В работе государственных органов и органов местного самоуправления мы раскрываем персональные данные только лицам, участвующим в разбирательстве, и только в минимальном объеме, необходимом для разрешения дела.
• Если кто-то хочет запросить доступ к документу с ограниченным доступом, мы проверим, может ли запрашиваемый документ быть выдан без изменений или должен быть обработан таким образом, чтобы информация с ограниченным доступом не была раскрыта третьим лицам. Ограничение доступа зависит от содержания документа.
• Несмотря на ограничение доступа, мы предоставим документ органу или лицу, у которого есть прямые правовые основания для его запроса (например, следственному органу, внесудебной процедуре или суду).

Как мы храним ваши личные данные?

• Мы руководствуемся принципом, согласно которому ваши личные данные будут обрабатываться столько, сколько необходимо для достижения конкретной цели.
• Более конкретно, сроки хранения документов установлены в перечне документов органов власти города Кохтла-Ярве и органов, находящихся в ведении этих органов. Документы хранятся до окончания срока хранения, указанного в серии, или до передачи их в государственный архив. Документы, превышающие срок хранения, подлежат уничтожению. Для примера приведены общие сроки хранения документов, содержащих или могущих содержать некоторые персональные данные:
  • Отчеты о прописке хранятся 10 лет;
  • заявления и подтверждающие документы на получение персонального идентификационного номера хранятся в течение 10 лет;
  • записи о выплатах социальных пособий хранятся в течение 5 лет.

Как мы реагируем на утечку персональных данных?

• Если произойдет нарушение персональных данных, представляющее вероятный риск для прав и свобод людей, мы сообщим об этом в Инспекцию по защите данных. Мы предпримем шаги для оперативного устранения нарушения.
• Если нарушение может привести к серьезному риску для ваших прав и свобод, мы также сообщим вам об этом. Цель такого уведомления - дать вам возможность принять необходимые меры предосторожности для смягчения ситуации.

Каковы ваши права? 

• Вы имеете право получить доступ к персональным данным, которые мы собрали о вас. Мы ответим на ваш запрос не позднее чем через месяц. Мы предоставим имеющиеся у нас данные о вас в бумажном или электронном виде в соответствии с вашим запросом. Чтобы получить доступ к личным данным, мы должны быть уверены, что заинтересованное лицо является лицом, имеющим право на получение этих данных. Для этого мы имеем право запросить дополнительную информацию, необходимую для вашей идентификации.

Мы откажемся удовлетворить ваш запрос на доступ только в том случае, если это может:

• наносить ущерб правам и свободам другого человека;
• подрывают национальную безопасность;
• препятствовать или мешать предотвращению, расследованию, обнаружению или преследованию преступления или исполнению наказаний.

Если обработка ваших персональных данных осуществляется на основании вашего предварительного согласия, вы имеете право в любой момент отозвать свое согласие.

Вы имеете право потребовать исправления касающихся вас персональных данных, если они были изменены или являются неточными, неполными или неверными. Кроме того, вы также имеете право потребовать дополнения неполных персональных данных для целей их обработки.

Вы имеете право потребовать ограничить или удалить обработку ваших персональных данных в некоторых конкретных случаях. В частности, если у нас нет (больше нет) законных оснований для обработки ваших персональных данных.  

Ваши права как субъекта данных более подробно изложены в. Статьи 15-22 Постановления ЕС 2016/679.

Вы имеете право в любое время опротестовать наши решения и действия, подав заявление о несогласии или обратившись в административный суд. Вы также имеете право подать жалобу в Инспекцию по защите данных.

Эти разъяснения не распространяются на хранение данных о юридических лицах и других организациях. Они также не распространяются на обработку персональных данных на иностранных сайтах, ссылки на которые размещены на нашем сайте (иностранные ссылки).

Порядок использования средств наблюдения в здании и на территории Кохтла-Ярвеской городской управы.

Задачи по использованию оборудования для наблюдения и установке камер наблюдения

1. Оборудование для наблюдения используется для защиты государственного имущества и лиц, находящихся в государственных и правительственных помещениях, т.е. для предотвращения ситуации, угрожающей сохранности имущества или безопасности людей, для реагирования на угрожающую ситуацию, а также для установления личности преступника или лица, причинившего вред, в случае нанесения ущерба здоровью или имуществу человека.
2. Выбор технических возможностей оборудования для видеонаблюдения, выбор мест для камер наблюдения, их установка и использование основаны на принципах обработки персональных данных. Гарантируется целостность, доступность и конфиденциальность данных, полученных с помощью оборудования для видеонаблюдения.

Обработка и использование записи

1. Следующим лицам и органам власти предоставляется доступ к записи, если в этом есть законный интерес:
   1. Лицо, о котором обрабатываются данные;
   2. Полицейское и пограничное управление для проведения уголовного разбирательства или разбирательства о правонарушениях в случаях нарушения общественного порядка или нанесения ущерба имуществу;
   3. другие лица и органы, которые по закону имеют право доступа к записи.
2. Лицо, чьи данные обрабатываются, должно подать письменный запрос на доступ к записи, указав причину запроса, а также время и место, когда он или она желает ознакомиться с записью.
3. Контроллер носителя информации имеет право отклонить запрос субъекта данных и не предоставлять доступ к носителю информации, если невозможно показать субъекту данных собранные о нем данные таким образом, чтобы не ущемить интересы других лиц.
4. Городская управа Кохтла-Ярве несет ответственность за надлежащую обработку (сбор, хранение, удаление и воспроизведение) данных, полученных с помощью контрольного оборудования.
5. Заявки хранятся в течение одного года.

Хранение записи

1. Запись обычно хранится в течение 30 календарных дней, но не более одного года.
2. Если запись необходимо использовать в ходе судебного разбирательства по делам о правонарушениях или уголовным делам, она хранится до окончания разбирательства.
3. Если конкретный закон, предоставляющий право на использование записывающего оборудования, устанавливает более короткий или более длительный срок хранения записи, запись должна храниться в течение срока, указанного в законе.
4. По истечении срока хранения запись удаляется. Стирание записи должно быть обеспечено техническими возможностями оборудования мониторинга, либо функцией стирания данных, либо перезаписью данных.