Kohtla-Järve linna ametlik veebileht
Eesti keeles По-русски

Kohtla-Järve Linnavalitsus
Privaatsuspoliitika

Kohtla-Järve Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi linnavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduse ning andmekaitse inspektsiooni isikuandmete töötlemisele sätestatust juhistest.

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, pilt, sõrmejäljed, perekonna andmed, elu- ja töökoht. 

Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine linnavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb linnavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.

Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele kehtestab linnavalitsus juurdepääsupiirangu.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise linnavalitsusele avaldanud, või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt linnavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. 

Kõik isiku linnavalitsusse tööle kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Kandideerimisdokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.

Teave isiku teenistusse võtmise kohta on avalik.

Dokumendid (kirjad, õigusaktid jne) edastatakse peamiselt elektrooniliselt või DVK kaudu ja vajadusel paberkandjal postiaadressile.. Postiaadressile saadetava kirja liik (liht- või tähitud post) sõltub saadetise sisust. Vajadusel edastatakse dokumendid tähtkirjana.

 

Isikuandmete avalikustamine

Vastavalt avaliku teabe seadusele (§438) andmekogus töödeldavad andmed peavad olema avalikult kättesaadavad, kui neile ei ole seadusega või selle alusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse linnavalitsuse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (edaspidi dokumendiregister) WebDesktop (WD). Dokumendisüsteemile on kõikidel juurdepääs Kohtla-Järve linna veebilehelt www.kohtla-jarve.ee (rubriigis “Dokumendiregister”).

WD süsteemi kantakse kirja saatja ja saaja nimi, elukoha- või kontaktaadress ja muud kontaktandmed (AvTS § 12 lg 3). Kui dokumendisüsteemi väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendisüsteemi avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid või ainult isiku ees- ja perekonnanime. Dokument, mis sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid (elukoha aadress, telefoni number, delikaatsed isikuandmed) tunnistatakse selle registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks ning ei ole avalikult kättesaadav. 

Kui kiri on saadetud paberkandjal või elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on kiri avaliku teabe seaduse (§ 12 lõike 4¹) alusel dokumendisüsteemist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendisüsteemi kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg 6 ja lg 7) peavad Kohtla-Järve Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu) ja linnavalitsuse määrused, otsused ja korraldused (edaspidi õigusaktid) ning koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendisüsteemi kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 31 lg 2 ja § 51 lg 8).

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on linnavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada üleriigilise levikuga ajalehes või seaduses sätestatud juhtudel ametlikus väljaandes "Ametlikud Teadaanded", kui
1. haldusakt on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja see ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

 

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamiseks (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). 

Otsuses võib avaldada menetlusaluse isiku nime ja isikukoodi, isikukoodi puudumisel sünniaja, ei avalikustata elukohta. Alaealise menetlusaluse isiku andmeid ning teiste isikute nimesid ja muid isikuandmeid otsuses ei avalikustata. Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab linnavalitsus isikuandmeid asutus(t)ele või isiku(te)le, kellel on seadusest tulenev õigus isikuandmeid küsida (nt kohtud, uurimisasutused, kohtueelne menetleja, järelevalveasutus jt). Kui linnavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab linnavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on linnavalitsusele saadetud või linnavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib linnavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). 

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (IKS § 26) on linnavalitsuse, linnavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning linnavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. 

Eriseadustest tulenevalt on linnavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. 

Väärteoteate esitaja andmed avaldab linnavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel). 

Järelevalve menetluses ja väärteomenetluses kogutud teave on üldjuhul kuni otsuse jõustumiseni mitteavalik.

Kolmandale isikule isikuandmete (sh arhiivitoimikus olevate isikuandmete) edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine on lubatud isiku nõusolekuta:

1) kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seaduse, välislepingu või Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesande täitmiseks;

2) üksikjuhtumil isiku enda või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks, kui isikult, kelle andmeid edastatakse ei ole võimalik nõusolekut saada;

3) kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites (seega ka süüteomenetluse käigus kogutud teave) ja taotletav teave ei sisalda delikaatseid isikuandmeid ning sellele ei ole muul põhjusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.

 

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida linnavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest (IKS § 19) on igal isikul õigus saada teada:
1. milliseid isikuandmeid tema kohta linnavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (IKS § 19 lg 3) linnavalitsus on kohustatud andma andmesubjektile teavet ja väljastama nõutavad isikuandmed või põhjendama andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist avalduse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib linnavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani (AvTS § 19). Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat. Seaduses võib andmesubjektile tema isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal. (IKS § 19 lg 4)

Linnavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib (IKS § 20 lg 1): 

1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
2) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset;
3) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
4) raskendada kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist.

Juhul kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi või on kasutatud ebaseaduslikult, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui seaduses ei ole sätestatud teistsugust vaidlustamise korda. (IKS § 22)

Kui linnavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Enda andmete töötlemise kohta on linnavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
°  pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel või ametnikul vastuvõtul;

°  taotleda teabenõude korras (Keskallee 19, Kohtla-Järve, 30395, Ida-Virumaa; e-post: linnavalitsus@kjlv.ee)  isikuandmetega dokumentide väljastamist;

°  tutvuda dokumentide või registritega kohapeal.

Riiklikesse registritesse (rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem vms) esitatud isikuandmetega saab isik iseseisvalt tutvuda riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule“) vahendusel.